Newmark / Property Operations Discovery

1

Basic context
Contexte de base

So we understand whose workflow we are designing around.

Name *Nom

Role / team *Rôle / équipe

Preferred language for workflowsLangue préférée pour les flux de travail

EnglishAnglais FrenchFrançais BilingualBilingue EN/FR

2

Portfolio and use case
Portefeuille et cas d’usage

This determines whether the automation should start with listings, tenants, vendors, or internal reporting.

Which asset/workflow areas are relevant?Quels actifs ou flux de travail sont concernés?

Commercial leasingLocation commerciale Office / retail / industrialBureau / commerce / industriel Multifamily / residentialMultilogement / résidentiel Property managementGestion immobilière Tenant supportSoutien aux locataires Client-facing solutionSolution pour clients

Approximate scale todayÉchelle approximative aujourd’hui

3

The painful part
La partie la plus pénible

This is the most important section. Mark anything that creates real friction or lost time.

Where do things most often break down?Où les choses se compliquent-elles le plus souvent?

Leads are hard to trackLes demandes sont difficiles à suivre Missed follow-upsSuivis oubliés ou retardés Scattered informationInformation dispersée Unstructured service requestsDemandes non structurées Vendor chasingTrop de relances aux fournisseurs No clear status viewManque de visibilité Manual reportingRapports trop manuels Tools do not connectLes outils ne se parlent pas

If you could fix only one thing in the next 30 days, what would it be?Si vous pouviez régler une seule chose dans les 30 prochains jours, laquelle?

4

Current tools and intake channels
Outils actuels et canaux d’entrée

This helps us design an automation layer instead of replacing what already works.

Where do requests or inquiries enter today?Par quels canaux les demandes arrivent-elles aujourd’hui?

Website formFormulaire web EmailCourriel Phone / voice agentTéléphone / agent vocal SMSTexto Broker networkRéseau de courtiers Portals / platformsPortails / plateformes

Which systems must be considered?Quels systèmes doivent être considérés?

5

ElevenLabs usage
Utilisation d’ElevenLabs

The goal is to operationalize voice conversations: record → action → owner → follow-up → report.

How is ElevenLabs used or expected to be used?Comment ElevenLabs est-il utilisé ou prévu?

Inbound callsAppels entrants Outbound follow-upSuivi sortant Lead qualificationQualification des prospects Service intakeRéception des demandes Vendor coordinationCoordination fournisseurs Still exploratoryEncore exploratoire

After a voice conversation ends, what should happen automatically?Après une conversation vocale, que devrait-il se passer automatiquement?

Create a leadCréer un prospect Create a service ticketCréer un billet de service Assign owner/vendorAssigner responsable/fournisseur Send follow-upEnvoyer un suivi Update CRM/dashboardMettre à jour CRM/tableau Weekly reportRapport hebdomadaire

6

Automation opportunities
Opportunités d’automatisation

Pick the workflows where automation would be immediately useful.

Which pilot would create the most value first?Quel pilote créerait le plus de valeur en premier?

Listing inquiry → qualified lead → follow-upDemande → prospect qualifié → suivi Tenant issue → ticket → vendorProblème locataire → billet → fournisseur Vendor follow-up loopSuivi ETA / réalisation fournisseur Weekly management reportRapport hebdomadaire Bilingual templatesModèles bilingues Status dashboardTableau de bord des statuts

What should be avoided in the pilot?Qu’est-ce qu’il faut éviter dans le pilote?

7

Impact and urgency
Impact et urgence

This helps prioritize the workflow with the strongest business case.

What would success look like after 30 days?À quoi ressemblerait le succès après 30 jours?

Fewer missed follow-upsMoins de suivis manqués Faster response timeRéponse plus rapide Clear statusStatut clair pour chaque demande Less manual reportingMoins de rapports manuels Better experienceMeilleure expérience client/locataire Dashboard adoptionAdoption du tableau de bord

Any privacy, compliance, bilingual or data constraints we should know?Contraintes de confidentialité, conformité, bilinguisme ou données?

8

Generated WhatsApp summary
Résumé WhatsApp généré

Review it, then send. You can edit the message inside WhatsApp before sending.

Basic contextContexte de base

Portfolio and use casePortefeuille et cas d’usage

The painful partLa partie la plus pénible

Current tools and intake channelsOutils actuels et canaux d’entrée

ElevenLabs usageUtilisation d’ElevenLabs

Automation opportunitiesOpportunités d’automatisation

Impact and urgencyImpact et urgence

Generated WhatsApp summaryRésumé WhatsApp généré

Basic context
Contexte de base

Portfolio and use case
Portefeuille et cas d’usage

The painful part
La partie la plus pénible

Current tools and intake channels
Outils actuels et canaux d’entrée

ElevenLabs usage
Utilisation d’ElevenLabs

Automation opportunities
Opportunités d’automatisation

Impact and urgency
Impact et urgence

Generated WhatsApp summary
Résumé WhatsApp généré